So gut wie jeder kommt mit ihnen in Kontakt, manchmal sogar täglich: Newsletter. Die meist gezielt auf den jeweiligen Konsumenten abstimmten E-Mails werden dabei nicht händisch von Marketing Manager:innen früh morgens abgeschickt – dahinter steckt das Konzept der E-Mail Automatisierung. Kompakt erklärt: Die Definition bezeichnet den Prozess der Automatisierung und Optimierung des E-Mail-Marketings durch den Einsatz von Software und Tools. Dabei werden vordefinierte Abläufe erstellt, um Mails an bestimmte Zielgruppen zu senden. Ausgelöst durch individuell festgelegte Trigger oder Ereignisse.

Das muss bei E-Mail-Automatisierung beachtet werden

Bei der Anwendung von E-Mail Automatisierung in der Praxis gilt es einige Dinge zu beachten. Allen voran die rechtliche Komponente: Ohne Double-Opt-In, sprich die ausdrückliche Einwilligung des Empfängers in den Mailversand (über das Double-Opt In-Verfahren) geht hier nichts. Idealerweise sammeln Sie bei der Anmeldung zu einer Mailing-Liste noch einige weitere Informationen zum Empfänger, wie Namen, Standort oder auch demographische Daten (Achtung: Eine ausufernde Dateneingabe schreckt viele Nutzer ab und senkt in der Regel die Anmeldungen!). So können im Nachhinein die Nachrichten personalisiert werden.

Grundsätzlich umfasst der Prozess E-Mail-Automatisierung verschiedene Aspekte:

  • Anmeldung über ein Double-Opt In-Verfahren. Um die Anmelderate zu steigern, können zum Beispiel Rabatte, Goodies oder Whitepapers in Aussicht gestellt werden.
  • Trigger-Ereignisse, um den Versand von Mails auszulösen. Mögliche Ereignisse sind beispielsweise die Neuanmeldung zu einem Newsletter, ein Kauf, ein bestimmtes Verhalten auf der Website oder ein Geburtstag.
  • Workflows bestehen aus einer Reihe von E-Mails, die anhand der vordefinierten Trigger ausgelöst und in bestimmter Reihenfolge verschickt werden.
  • Personalisierung von E-Mails, um den Empfänger individuell anzusprechen.
  • Segmentierung von Kontakten, um die spezifischen Bedürfnisse und Interessen der Empfänger anzusprechen. So erhöht sich die Relevanz der E-Mails und die Erfolgschance von Kampagnen.
  • Automatisierte Follow-ups ermöglichen das automatische Versenden von Follow-up-E-Mails, um die Empfängern nach einer bestimmten Aktion mit relevanten Inhalten zu begleiten und letztlich ein neue Handlung auszulösen.

Die Vorteile von E-Mail-Automatisierung

Richtig umgesetzt, sorgt die Automatisierung für eine erhebliche Zeitersparnis und Steigerung der Effizienz im E-Mail Marketing. Mit der Personalisierung Ihrer Kommunikation kann außerdem das Engagement der Empfänger ausgebaut werden. Letztlich bieten solche automatisierten E-Mail-Kampagnen die Chance gezielter mit Kunden zu kommunizieren, sie langfristig zu binden und Conversions zu steigern.